Hoe zorgt u als ondernemer dat de transitie naar de Cloud succesvol verloopt? Het aloude credo ‘bezint eer gij begint’ is voor deze overstap zeker van toepassing. Zeker als u weinig over het onderwerp weet, zult u gedegen en goed voorbereid aan de gang moeten gaan. Dat betekent vooral dat u een inventarisatie moet maken van wat u aan IT (hardware en software) in huis heeft, waar uw medewerkers de meeste tijd aan kwijt zijn en welke dure licenties elk jaar weer moeten worden vernieuwd. De overstap naar de Cloud is als het goed is een proces van vijf stappen:
1. Inventarisatie van problemen
2. Het opstellen van een programma van eisen
3. Beslissingsfase bij welke Cloudleverancier(s) u gaat inkopen
4. Uitvoering van de noodzakelijke veranderingen
5. Evaluatiefase.
Inventarisatie van problemen
Naarmate de omvang van een onderneming groter is, wordt het inventariseren van problemen voor de overstap ingewikkelder. Misschien zijn er binnen uw bedrijf veiligheidsrichtlijnen en processen waar geen enkele cloudleverancier aan kan voldoen, misschien wordt er specifieke software in het bedrijf gebruikt die niet zomaar uit de Cloud te halen is. Dat is dan ook gelijk het doel van deze fase; inventariseren welke oplossingen u wel of niet via de Cloud kunt of wilt inhuren. Tevens is dit ook het juiste moment om te kijken of er ook betere software in de Cloud bestaat die beter past binnen de huidige organisatie. Ook is dit de tijd om draagvlak te creëren binnen uw organisatie, om mensen enthousiast te maken over de verandering. Vooral in een kleine organisatie is het belangrijk dat alle neuzen dezelfde kant op wijzen. In plaats van alleen te kijken naar besparing op kosten, kunt u in deze fase ook uw huidige bedrijfsprocessen weer eens onder de loep nemen. Breng in ieder geval de gebruikte hardware en software in kaart, kijk hoeveel datastorage capaciteit u nodig heeft en stel vast of uw huidige internetabonnement en dataverbindingen stabiel en snel genoeg zijn om de overstap te maken.
Opstellen programma van eisen en beslissingsfase
Wat heeft u nodig en welke leveranciers voldoen het beste aan uw wensenlijstje? Om dit in kaart te brengen, zult u sommige cloudsoftware moeten kunnen testen. Veel leveranciers van clouddiensten bieden ondernemers een proefabonnement aan of een andere manier om kennis te laten maken met applicaties. Omdat uw wensenlijstje goed moet passen bij de gekozen oplossing, is het van belang om ook uw werknemers bij deze fase te betrekken. Zet de verschillende oplossingen op een rij en bekijk welke leverancier goed bij uw organisatie past en welke kosten hieraan verbonden zijn. De gekozen oplossingen moeten én makkelijk te leren zijn door de mensen die ermee gaan werken, én kostenbesparend zijn als u dit vergelijkt met bestaande licenties. Tevens zult u in deze fase een tijdspad moeten vaststellen, hoe snel stapt u over? In een aantal stappen of gelijk in één keer?
Uitvoering en evaluatie
Sommige kleinere MKB-ers hebben baat bij het eerst naast elkaar laten bestaan van oude software en nieuwe clouddiensten. Toch brengt dit ook weer andere problemen met zich mee. Want gaat u de dezelfde gegevens invoeren in het oude en het nieuwe systeem of gebruikt u het oude systeem alleen nog als back-up voor als de software uit de Cloud toch niet bevalt? U zult in iedere geval goede interne afspraken hierover moeten maken met uw personeel. Het is niet de bedoeling dat het invoeren van clouddiensten te veel tijd vergt in de dagelijkse bedrijfsvoering. Uiteraard is het van belang om alle data niet alleen te back-uppen via de Cloud, maar op gezette tijden ook een lokale back-up te maken van essentiële data. En als u vaker met grotere bestanden werkt, misschien is de hybride cloud dan een mogelijke oplossing. Zelfs als uw cloudleverancier de beste garanties biedt omtrent datastorage en back-ups, is het altijd slim om u op onvoorziene omstandigheden voor te bereiden.
Na een proefperiode zult u de gebruikte clouddiensten moeten gaan evalueren. U heeft pas inzicht in de impact van cloudsoftware op uw organisatie als u deze een tijdje heeft gebruikt. Misschien moet bestaand personeel eerst nog een leercurve vervolmaken voordat iedereen de software echt in de vingers heeft.
