In dit artikel geven wij antwoord op de vraag: wat is Sharepoint en waarom zou u het moeten gebruiken? Belangrijk om te beseffen is dat Sharepoint geen software is maar een platform. Het is zoals het zo mooi heet, een ‘collaboration tool’, een platform om samen te werken. Anders gezegd, het is een omgeving om samen te werken aan documenten en andere informatiedragers, om ze te beheren en aan te passen vanuit één gebruiksomgeving. Net zoals bijvoorbeeld Microsoft Office een platform is waar diverse programma’s zoals Outlook, Excel en Word onderdeel van uitmaken, kent Sharepoint een veelvoud aan onderdelen. In Sharepoint zijn een aantal hoofdfuncties te onderscheiden. In het Microsoft jargon wordt onderscheid gemaakt tussen:
– Sites
– Composites
– Insights
– Communities
– Content
– Search.
Deze begrippen worden hieronder in het kort beschreven, met in het achterhoofd de vraag van de gemiddelde ondernemer: wat doet het en wat kan ik er mee?
Wat zijn Sharepoint Sites?
Met Sites kunt u een groot aantal taken vanuit Sharepoint beheren. Het woord ‘site’ is in dit geval niet zo goed gekozen, omdat voor de meeste mensen een ‘site’ een presentatiemiddel is (een website) of in ieder geval iets dat op het openbare internet zichtbaar is. Binnen Sharepoint is een ‘site’ een plek waar u allerlei documenten en informatie kunt beheren en aanpassen met eventueel meerdere personen. In andere woorden, een virtuele werkruimte waar alleen die mensen bij kunnen die daarvoor gemachtigd zijn. Een site kan een plek zijn waar de hele financiële huishouding van uw bedrijf op een rijtje wordt gezet of een plek waar de afdeling HR al haar gegevens heeft staan. Het voordeel van Sharepoint is dan ook dat u tot op documentniveau toegangsrechten aan personen of hele afdelingen kunt geven. Toegangsrechten voor documenten en informatie kunnen binnen Sharepoint op detailniveau worden ingesteld.
Beheer van meerdere ‘websites’ met Sharepoint
Iets anders is de productie, het ontwerpen en beheren van publieke of interne ‘websites’ binnen Sharepoint. Het voordeel van Sharepoint is dat u een massa websites kunt beheren en opzetten. De meeste MKB-ers zien daar het grote voordeel nog niet van in, maar als u over een intranetsite beschikt én over een externe presentatiesite voor bezoekers en potentiële klanten, dan beginnen de voordelen al behoorlijk op te vallen. U kunt bijvoorbeeld de vormgeving van beide sites geheel identiek maken, u hoeft niet meerdere wachtwoorden aan te maken en u kunt aanpassingen verrichten vanuit één gebruiksomgeving. U heeft één content management omgeving van waaruit wordt gepubliceerd.
Composites
SharePoint Composites biedt hulpmiddelen waarmee u doe-het-zelfoplossingen voor zakelijk gebruik kunt maken. U kunt zonder enige kennis van code eigen oplossingen maken die inspelen op uw eigen zakelijke behoeften. Misschien nog iets te abstract? Een voorbeeld: één van uw werknemers houdt voor meerdere collega’s kilometerstanden en gereden kilometers bij in een Excel-bestand. U wilt dat dit bestand door meerdere mensen kan worden ingevuld en u wilt eigenlijk een webpagina op uw intranet zetten zodat u alle gegevens hiervan op een rij heeft staan. Ander voorbeeld: u wilt specifieke salesinformatie bedrijfsbreed verzamelen en dit binnen uw bedrijf voor iedereen zichtbaar maken. En als laatste: u wilt een aantal berekeningen uitvoeren op data uit een externe database en die publiceren op de Sharepoint teamsite. Bovenstaande voordelen kunnen met Composites van Sharepoint goed worden opgezet.
Insights
SharePoint Insights geeft toegang tot ‘business intelligence’ informatie om de kwaliteit van de besluitvorming te verbeteren. Business Intelligence is wederom een beetje abstract begrip, maar het betreft vooral het koppelen en stroomlijnen van informatie afkomstig van verschillende bronnen. Insights – de term om dit vermogen aan te duiden – kan informatie uit deze verschillende bronnen halen. Denk aan externe databases, andere applicaties die binnen de organisatie worden gebruikt en het internet. Deze informatie kan binnen Sharepoint worden gecombineerd en geanalyseerd om het daarna op een overzichtelijke manier te presenteren aan iedereen die toegang heeft tot bepaalde sites binnen uw organisatie.
Communities
Een Community omgeving binnen Sharepoint is simpel uitgelegd een discussie- en gespreksforum in de SharePoint omgeving. Maar het is iets meer dan dat. U kunt met ‘Communities’ projectgericht informatie uitwisselen, agenda’s per team aanmaken of andere informatie in teamverband of per groep delen. Dat kan heel handig zijn als een medewerker specifieke informatie nodig heeft over een bepaald onderwerp en zijn vraag wilt stellen aan meerdere collega’s op het forum. Maar vooral ook als meerdere collega’s aan één project werken. Communities lijken heel erg op het vroegere intranet, het maakt het mogelijk dat informatie, kennis en ervaring binnen de organisatie snel kan worden uitgewisseld. Tussen mensen die werkzaam zijn op dezelfde locatie of voor werknemers die op verschillende locaties werken. Communities worden gebruikt om samen te werken per afdeling of per project. Zelfs als u met meerdere bedrijven of externe partijen aan één project werkt, kunt u met Communities verschillende soorten informatie binnen de Sharepoint omgeving met elkaar delen.
Content
Op het gebied van ‘contentsharing’ en het beheren van content (lees: informatie), kent Sharepoint een enorm aantal functies en mogelijkheden. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om aan document versiebeheer te doen. Dat wil zeggen, als persoon A een document maakt en persoon B dit aanpast. Als later blijkt dat de versie van het document van A eigenlijk incorrect is, dan kunt u door het bekijken van Versiebeheer, de juiste versie terughalen. Bij veel bedrijven gebeurt dit via de gebruikelijke Office Verkenner en worden documenten zonder echte traceerbaarheid overschreven.
Met meerdere mensen tegelijk aan content of documenten werken
Binnen Sharepoint kunnen documenten door meerdere mensen tegelijk worden bewerkt. Wanneer medewerkers gewend zijn aan het werken in Sharepoint, is de kans groot dat een Sharepoint Site een erg drukke werkplek wordt. Mensen openen en bewerken files voortdurend. Maar wat als iemand nu gewoon een uur lang wilt werken aan hetzelfde document, niet gestoord door allerlei werkzaamheden in hetzelfde document door anderen? Sharepoint vangt dit op door de zogenaamde check-in/check-out functie. Door een file of document uit te checken, zorgt u ervoor dat het document niet meer door anderen kan worden bewerkt. Door een file weer in te checken zorgt u ervoor dat anderen weer toegang krijgen tot dit document.
Search
Microsoft slaat zich behoorlijk op de borst als het gaat om de zoekmogelijkheden binnen Sharepoint. Het lijkt misschien niet zo belangrijk, maar in een organisatie van 20 medewerkers wordt het aantal te doorzoeken mapjes en files al een flinke klus. Laat staan voor een organisatie van 100 medewerkers. Misschien bent u op zoek naar een bedrijfspresentatie van een jaar geleden en herinnert u zich nog enkel wat vage termen. Of u heeft meerdere sites in de lucht maar zoekt net naar dat ene artikel dat over een specifiek onderwerp gaat. Met Search kunt u het zoeken verfijnen door de juiste filtermogelijkheden te gebruiken. Zoeken lijkt niet al te belangrijk totdat u het echt nodig hebt, en dat is wat de ontwikkelaars van Sharepoint zich goed leken te beseffen.
De Sharepoint Server
Het is misschien goed om te vermelden dat Sharepoint op een server wordt geïnstalleerd, niet op een lokaal device. Daarom is Sharepoint ook geschikt om via de Cloud te benaderen, u kunt plaatsonafhankelijk en op elk device of apparaat werken met Sharepoint door simpelweg een webbrowser te openen. U maakt dus altijd connectie met een externe of interne server om documenten in te zien of te bewerken. Er bestaan wel bepaalde stand-alone applicaties zoals Sharepoint Designer en Sharepoint Workspace. De eerste wordt gebruikt om Sharepoint websites te ontwikkelen en de tweede om Sharepoint informatie te synchroniseren met uw lokale device en om te kunnen werken met Sharepoint sites, ook wanneer u niet over internet of over een serveconnectie beschikt.
De voordelen op een rij:
– Sharepoint sluit naadloos aan op bestaande Windows programma’s. MS Office-software heeft u meestal al lokaal draaien. Deze Windows-Office applicaties zijn bij veel organisaties en MKB-ers al geïnstalleerd. In vele gevallen kan op lokaal niveau met een gratis versie worden uitgetest hoe Sharepoint werkt, zonder veel extra inspanning. Kennis maken met Sharepoint hoeft dus helemaal niet veel te kosten en is snel te realiseren.
– Eenvoudig te implementeren en te installeren: systeembeheer is nagenoeg niet nodig vooral als er geen maatwerkoplossingen nodig zijn. En bovendien, Sharepoint is webbased, het enige dat u nodig heeft is een webbrowser om Sharepoint te gebruiken. er zijn geen installaties noodzakelijk op PC’s of laptops.
– Snelle adoptie van de technologie. In de praktijk blijkt het delen van informatie op een Sharepoint teamsite een verademing. Nooit meer interne mailtjes hoeven te sturen naar een collega, heeft zo z’n voordelen. Vooral als die collega het mailtje niet heeft opgemerkt omdat hij of zij honderden andere berichten per dag binnen krijgt. Bovendien kan Sharepoint voor organisaties die een ingewikkeld ECM-systeem (Enterprise Content Management Systeem) hebben draaien, een stuk gebruiksvriendelijker zijn.
– Versiebeheer: een struikelblok in sommige organisaties is het vinden van de laatste en meest recente versie van een document. Tevens is de zorg omtrent de toegangsrechten tot de informatie een heikel punt. Welke werknemer mag bepaalde informatie wel of niet inzien? In Sharepoint kan de functioneel beheerder of zelfs de eigenaar van een Sharepoint site dit soort ongemakken op lokaal niveau snel oplossen.
– Weten Wie Wat en Wanneer heeft gedaan, oftewel de ‘Audit-Trail’: Als uw werknemers ergens een hekel aan hebben is het wel extra kenmerken te moeten meegeven aan documenten om deze later terug te kunnen vinden. Bijvoorbeeld een datum meegeven aan het document of een bepaalde omschrijving. Sharepoint verwerkt deze informatie moeiteloos op de achtergrond. Zo ontstaat automatisch een goed overzicht van wie wat heeft gedaan op welk moment, een zogenaamde ‘Audit Trail’. Deze informatie is bijvoorbeeld ook een goede basisvoorwaarde om een begin te kunnen maken met professioneel informatiemanagement.
Conclusie
Sharepoint is uitstekend gereedschap als uw organisatie dit platform gebruikt waarvoor het bedoeld is, namelijk: efficient en binnen zeer korte tijd een gezamenlijke omgeving creëren voor iedereen die samen moet werken aan documenten of andere informatiedragers. Gebruiksgemak, snelheid, gedetailleerde toewijzing van toegangsrechten en beheermogelijkheden van documenten, ze behoren allemaal tot de voordelen van Sharepoint. De kracht van dit MS platform is vooral dat u als ondernemer allerlei ‘tailor-made’ omgevingen kunt creëren waarin informatie wordt gedeeld, afspraken per afdeling of per team worden gesynchroniseerd waardoor samenwerken makkelijker wordt gemaakt omdat de informatie op de door u gedefinieerde plek samen komt. Sharepoint is zeer flexibel. Per project of per afdeling samenwerken, het kan allemaal. Wat betreft de leercurve: Sharepoint is voor iedereen die toch al werkt met Office-software betrekkelijk snel in de vingers te krijgen.
