Voordelen van de Cloud overtuigen nu al veel MKB-ers
99% van alle ondernemingen in Nederland heeft minder dan 50 mensen in dienst. Deze relatief kleine organisaties werken nog te vaak met verouderde ICT. Veel MKB-ers houden vast aan bestaande ‘succesvolle’ automatisering, gewoon omdat het altijd goed heeft gewerkt. Veel ondernemers zetten misschien wel terecht grote vraagtekens bij te enthousiaste verhalen over de Cloud. Veranderingen op het gebied van ICT vindt de doorsnee MKB-er nog steeds ondoorzichtig, een proces van lange adem. “Voor mijn bedrijf iets voor de toekomst”, is de gevleugelde uitdrukking. De vragen lopen uiteen. Wat levert het mij echt op? Wie kan mij vertellen hoe ik slim de transitie maak? “Ik lees steeds vaker over ongelukken met datasecurity, dus die Cloud kan nog wel even wachten”, om nog maar eens een MKB-er aan te halen die zijn gevoel over het onderwerp niet onder stoelen of banken steekt. De voorstanders hebben daarentegen een aantal zeer overtuigende argumenten waarom het MKB nu al naar de Cloud zou moeten overstappen.
• Er is geen eigen inhouse server en bijbehorend (meestal duur) servicecontract meer nodig
• De opslag van data is opschaalbaar naar gelang de vraag
• De lagere kostprijs per maand
• De data is overal (dus ook mobiel) beschikbaar en altijd up-to-date
• De lagere Total Cost of Ownership
• De korte implementatietijd bij kleinere organisaties
• De betere beveiliging die juist bij cloudleverancier in goede handen is
• Er is minder kennis over ICT in het bedrijf zelf nodig.
Twijfels of men de veiligheid van bedrijfsgevoelige informatie aan een derde partij moet overlaten, zijn volgens de voorstanders niet altijd terecht, want de datasecurity die MKB-ers nu zelf regelen is nu al niet altijd om over naar huis te schrijven. Een cloudleverancier heeft er bovendien zijn core business van gemaakt om zijn klanten veilig in de cloud te laten werken, horen we de voorstanders zeggen. Het is bij uitstek in zijn belang om voortdurend te investeren in internetsecurity. Biedt de cloudleverancier geen hoge mate van veiligheid, dan verliest hij binnen korte tijd zijn klandizie.
Vragen van MKB-ers
MKB-ers die nog op de ‘traditionele’ manier geautomatiseerd zijn, hebben veelal nog een eigen standalone server, een servicecontract van de bijbehorende leverancier en softwarelicenties die om de zoveel tijd weer om extra investeringen vragen, ook voor de hardware die daarbij past. In het verleden zijn deze MKB-ers tevreden geweest met de support die ze kregen. Alle werkprocessen waren prima gestandaardiseerd. Er is in ieder geval een handig boekhoudprogramma geïnstalleerd waar het bedrijf al jaren mee werkt, of er is recent nog een goed werkende CRM-applicatie ingevoerd, om maar niet te spreken over volledige ERP-systemen waar iedereen gewend aan is geraakt. Alles functioneert naar behoren. Dus waarom op dit moment overstappen naar de Cloud? Hoeveel tijd gaat dat ons kosten? Hoelang duurt het voordat mijn data overgezet is? Zou ik wel mijn boekhouding via de Cloud moeten doen? Is dit juist niet die bedrijfsgevoelige informatie die ik liever binnenshuis onderbreng? Levert de transitie mij niet een hoop gedoe op bij mijn personeel? Mijn medewerkers zijn namelijk gewoon gewend zijn aan een bepaalde manier van werken.
Allemaal begrijpelijke vragen, maar dat zou dus betekenen dat de gemiddelde MKB-er nooit zou kijken naar de kosten van zijn bestaande IT-systemen, of dat hij juist meer wilt betalen voor het behouden van wat nu ‘goed’ functioneert. Uiteindelijk zullen kostenoverwegingen een doorslaggevende rol spelen, zeker als men een cloudleverancier benadert die een uitstekend trackrecord heeft op het gebied van datasecurity. Transparantie van cloudleverancier over hun datasecurity, de garanties die zij kunnen geven, en wat zij precies doen aan het beveiligen van data, is van het grootste belang om het MKB-ers over de streep te trekken.
Een breed gedragen transitie naar de Cloud
Belangrijk is dat alle medewerkers die iets met de IT van hun bedrijf op de werkvloer te maken hebben, meewerken tijdens het besluit- en implementatieproces. Dat scheelt een hoop weerstand als het uiteindelijk zover is en zorgt ervoor dat het besluit door het hele bedrijf wordt gedragen. Bovendien kunt u als ondernemer opteren voor de ‘Private Cloud’, een server die alleen voor uw bedrijf in werking treedt en nog beter kan worden beveiligd, voor iets hogere kosten uiteraard dan de Public Cloud. Een tussenvorm, de hybride Cloud, kan in vele gevallen de oplossing zijn om bedrijfsgevoelige informatie gewoon in huis te houden én te profiteren van de Cloud. Maar ook als u voor een Private Cloud gaat, bent u een stuk goedkoper uit dan alle hard- en software zelf in huis te hebben. Meer over hoe u als ondernemer de stappen zet naar de cloud, kunt u lezen in het artikel, “Transitie naar de Cloud voor het MKB in een paar stappen”.
Wat leveren de financiële voordelen van de Cloud mij op?
Wat kost uw huidige inhouse server eigenlijk?
Heeft u een server bij u op kantoor staan? Wanneer u de kosten van een overstap naar de Cloud echt goed in kaart wilt brengen, moet u de huidige kosten voor uw inhouse server eens onder de loep nemen. De kosten per gebruiker per maand voor deze server zijn afhankelijk van hoe lang u de server actief draaiend weet te houden en het aantal medewerkers dat ermee werkt. Een fileserver of applicatieserver kost u bij een personeelsbestand van 10 gebruikers over een periode van 5 jaar ongeveer € 85,- per gebruiker per maand. Hierbij is inbegrepen de investering voor de server, de afschrijving, het beheer en de support van uw leverancier en de kosten voor een hardware update na circa 5 jaar.
Die kosten kunnen eventueel nog hoger uitkomen als u bekijkt hoeveel u betaalt voor een mogelijke airco van de serverruimte, de upgrades voor dataopslag etc..Dan komt u ongeveer uit op € 150,- tot € 160,- per gebruiker per maand. Hoe dan ook, u heeft voor een periode van 5 jaar een minimale investering nodig van circa € 20.000. En dan heeft u nog geen softwarelicenties verlengd en u heeft nog geen nieuwe hardware aangeschaft. Ook zijn de mogelijke gevolgschade van downtime nog niet in rekening gebracht. Hoe hoger het aantal werknemers, hoe gunstiger de kosten per werknemer per maand uitvallen, bij meer dan 50 werknemers gaat u waarschijnlijk over op meerdere servers, en dan wordt het weer een stukje duurder.
Wat kost mijn IT in de Cloud?
Cloud Computing is soms vele malen goedkoper dan vaste inhouse licenties per gebruiker per maand, eventueel ver¬meerderd met de kosten voor het gebruik voor Outlook en MS Office. Cloud abonnementen worden u meestal aangeboden inclusief updates voor software en support. Er zijn leveranciers die op maat diensten aanbieden, afhankelijk van de functionaliteit, dataopslag en software die u nodig denkt te hebben. Uiteraard is de vergelijking tussen Cloud en volledige inhouse automatisering pas echt kloppend als u de mogelijke extra kosten voor een snellere internetverbinding meeneemt in de vergelijking.
