Hosted Exchange – Meer dan e-mail alleen

Nederland telt 700.000 freelancers die op de één of andere manier efficiënt met elkaar, met collega’s en met hun klanten moeten communiceren. Een klein kijkje op mkbservicedesk.nl laat zien dat 99% van alle bedrijven in Nederland vallen onder de categorie midden- en kleinbedrijf. De concurrentie tussen al deze bedrijven en freelancers is hevig en opdrachtgevers selecteren uit deze vijver op basis van prijs, kwaliteit en professionaliteit. Vooral als de potentiële klant een doorgewinterde ICT-er is, kan men tegenwoordig niet meer aankomen met een mailtje van pietdevisser@hotmail.com. Men verwacht in ieder geval een mail vanuit een geregistreerd domein. Het professionele image dat men als ZZP-er of MKB-er wilt presenteren met een eigen e-mailadres en een eigen website hoeft niet veel te kosten. Dus waarom betalen voor een stukje software uit de Cloud als je Office outlook of Outlook Express gratis en voor niets kunt gebruiken? Het simpele antwoord? Hosted Exchange is gewoon veel meer dan een emailclient.

 

De voordelen van het benaderen van email vanuit de Cloud mag voor veel zelfstandigen en MKB-ers duidelijk zijn; berichten kunnen overal en vanaf elk device worden opgehaald, bekeken en verstuurd. Het enige dat men nodig heeft is een webbrowser en een internetverbinding. Tot zover de flexibiliteit in het gebruik en de onafhankelijkheid van plaats of het gebruikte apparaat. Er bestaat nog een ander markant verschil. Reguliere (lokaal geïnstalleerde) e-mailprogramma’s gebruiken het POP3-protocol, een methode om e-mail op te halen van de server om deze daarna lokaal op te slaan. Daarbij verdwijnt na ophalen van de mail het bericht van de server. Dit is uiteraard niet handig als je vanaf een andere locatie diezelfde e-mail op een ander device nogmaals wilt bekijken en gebruiken. Of als je de mappenstructuur wilt gebruiken die je net thuis hebt ingesteld om de honderden ontvangen mails wat overzichtelijker in te delen. Hosted Exchange gebruikt Active Sync, een protocol dat ervoor zorgt dat de mail altijd op de server beschikbaar blijft, er wordt direct een signaal uitgestuurd dat er nieuwe berichten zijn (pushmail) . Bovendien blijft de mappenstructuur ook overal beschikbaar. Meer over deze verschillende protocollen kunt u lezen op deze pagina.

 

De puntsgewijze vergelijking tussen Hosted Exchange ten opzichte van reguliere POP-emailclients zoals hieronder weergegeven, geldt voor zowel grotere als kleinere bedrijven. 80% van de wat grotere bedrijven (met meer dan 25 personeelsleden) gebruiken MS Exchange al veel langer. Hosted Exchange is daarentegen nog niet volledig als ’emailclient’ ingeburgerd bij ZZP-ers en het kleinbedrijf. En dat is raar, want waarom zouden deze bedrijven niet profiteren van enkele handige functies die Exchange biedt? Toegegeven, de enorme capaciteit en functionaliteit van Exchange is voor de 1-pitter soms wat teveel van het goede, maar dat wilt niet zeggen dat de meeste functies niet juist heel goed kunnen passen bij deze specifieke doelgroep.

 

De vergelijking tussen Hosted Exchange en reguliere POP-emailclients

Hosted ExchangePOP3-email
1
Naast e-mail ook beheer van contacten, agenda en notities, taken, agenda en contacten delen met andere gebruikersAlleen e-mail
2
Mailgroepsnamen voor collectief gebruik
3
Verhinderen doorsturen van kritische bedrijfsinfo
4
Bedrijfsbrede ‘company disclaimer’ eenvoudig instelbaarDisclaimer per device instellen.
5
Outlook Web App. Webmail met de functionaliteit, ‘look and feel’ van OutlookAlleen webmail
6
Naast Imap, pop3 ook Pushmail via telefoon, PDA of iPhoneReguliere pop3, mail ophalen van de server.
7
Indexering, Search en verbinden van dataBeperkte searchopties en data niet direct kunnen uitwisselen
8
Grotere mailboxen en opslagmogelijkheid/flexibiliteitFixed sized mailbox
9
Office Webapps (in combinatie met Sharepoint), direct bijlagen bekijken in browser zonder lokale opstart van office applicatieLokaal geïnstalleerde programmatuur nodig om bijlagen in te zien
10
Automatische back-up en professionele securityBack-up zelf regelen en security afhankelijk van kennisniveau gebruiker

 

 

1. Naast e-mail ook beheer van contacten, agenda en notities

Hosted Exchange is juist gemaakt voor werken in groepsverband en werken op verschillende locaties met meerdere gebruikers. Gebruikers kunnen er niet alleen mee e-mailen, men kan met Exchange bijvoorbeeld ook heel eenvoudig vergaderingen inplannen. Het programma geeft aan wanneer iedereen beschikbaar is en wat de meest ideale dag is om de meeting te houden. Bovendien kan men met Hosted Exchange ook de agenda’s inzien van collega’s, zodat men kan vaststellen of iemand al bezet is. Een handige bijkomstigheid is dat gebruikers ook zogenaamde ‘Resources’ kunnen inplannen. Dat kan gaan om een simpele beamer of een parkeerplek voor een gast. Met Hosted Exchange kunnen gebruikers deze ‘Resources’ eenvoudigweg reserveren. Het programma checkt zelf of een specifieke ‘Resource’ al bezet is.

 

2. Mailgroepsnamen voor collectief gebruik

Door mailgroepen aan te maken zoals ….sales@… of ….support@… kunnen alle medewerkers van de desbetreffende afdeling met één enkele mail worden bericht. Bovendien kunnen gebruikers verstuurde mails over een specifiek onderwerp en de reactie daarop eenvoudig onder elkaar leesbaar houden omdat Exchange gebruik maakt van ‘conversatie display’.

 

3. Verhinderen doorsturen van kritische bedrijfsinfo

Het is natuurlijk ook handig dat bepaalde mails niet kunnen worden doorgestuurd of dat kritische bedrijfsinformatie niet extern wordt verspreid. Men kan binnen Exchange het ‘forwarden’ van de desbetreffende mails verbieden.

 

4. Instellen company disclaimer , afwezigheidsberichten, handige ‘send & receive’ opties

Het is tegenwoordig standaard om bij e-mails een ‘company disclaimer’ mee te sturen. Wij zien regelmatig nog wel eens een verschil tussen de diverse disclaimers van collega’s. Ze stellen deze vaak zelf in door de automatische handtekening aan te passen. Met Hosted Exchange is dat verleden tijd. Men maakt één enkele disclaimer aan die door iedereen bedrijfsbreed wordt gebruikt. Met Exchange kan men ook heel eenvoudig rechten geven om e-mail van anderen in te zien of door te sturen, bijvoorbeeld als een collega op vakantie is. Ook afwezigheidberichten kunnen heel gemakkelijk worden ingesteld. Daarvoor hoeft niet iedereen zijn eigen specifieke berichtje aan te maken. Een opmerking die we hierbij ook moeten maken is dat gebruikers Exchange zelf kunnen bepalen wanneer een eerder opgestelde e-mail wordt verstuurd. Deze ‘Send & Receive” opties maken het mogelijk dat ook wanneer men afwezig is, een bepaalde e-mail op een specifiek moment kan worden verstuurd.

 

5. Outlook Web App – Webmail met de functionaliteit, ‘look and feel’ van Outlook

Eén van de meest in het oog springende zaken is dat Microsoft geprobeerd heeft om op verschillende applicaties eenzelfde look-and-feel te creëren. Of je nou Outlook Web App (webmail) gebruikt, of Outlook, of de mailclient van Windows Phone 8, het ziet er allemaal hetzelfde uit en het werkt allemaal gelijk.

 

6. Naast Imap, pop3, verstuurd Hosted Exchange pushmail naar telefoon, PDA of iPhone

Hosted Exchange gebruikt Active Sync, een protocol dat ervoor zorgt dat de mail altijd op de server beschikbaar blijft, er wordt direct een signaal uitgestuurd dat er nieuwe berichten zijn (pushmail) .

 

7. Indexering, Search, Enquêtes en verbinden van data

Hosted Exchange houdt er een slimme indexering op na voor verstuurde en ontvangen berichten alsmede documenten. Ook wanneer gebruikers gigabytes aan e-mails hebben ontvangen, kan men met Exchange deze snel weer terug vinden. Reeds eerder gemeld maar nog even ter verduidelijking: gebruikers kunnen in Exchange een overzichtelijke mappenstructuur aanbrengen zodat alle berichten en documenten worden gerangschikt. Gebruikt men naast Exchange ook Sharepoint of Lync, dan kan data tussen deze programma’s en Exchange gesynchroniseerd worden zodat men de juiste documenten kan vinden die bij bepaalde e-mails of tekstberichten horen. Met Hosted Exchange kunnen gebruikers ook een enquête houden onder collega’s, bijvoorbeeld wie wel of wie niet aanwezig is op een borrel of een ander event.

 

8. Grotere mailboxen en opslagmogelijkheid/flexibiliteit

Met Exchange beschikken gebruikers ook over mailboxen die veel data aankunnen, dus het risico dat een mailtje ‘bounced’ omdat de datalimiet van de e-mailclient is overschreden, zal vrijwel nooit meer voorkomen.

 

9. Office Webapps, direct bijlagen bekijken in browser

MS Office documenten kunnen in exchange direct worden geopend en bekeken (mits u ook Sharepoint afneemt). Een eigen lokaal geïnstalleerd Officepakket is dus eigenlijk niet meer nodig. Dat kan een voordeel opleveren voor zowel de kleine zelfstandige als de grotere MKB-er: geen nieuwe MS Office softwarelicenties aanschaffen.

 

10. Automatische back-up en professionele security

Gebruikt men Exchange via de cloud, dan zorgt de cloudleverancier voor automatische backups en professionele security. Het voordeel dat een spam- of virusmail wordt opgevangen op een externe server is dat deze wordt opgevangen VOORDAT deze het gebruikte device bereikt.

 

Exchange via de Cloud afnemen – The bottom line

Bovenstaande functies van Exchange zijn heel handig en praktisch in het gebruik, vooral als men met meerdere mensen of op meerdere locaties werkt en als men informatie centraal wilt opslaan en verzamelen. Een e-mailclient ‘in de Cloud’ is altijd bereikbaar. Daarnaast hebben bedrijven die Exchange uit de Cloud gaan gebruiken geen eigen beheerder nodig, men hoeft niet zelf een server aan te schaffen, een firewall instellen of een back-up regelen. Om nog maar te zwijgen over routers, switches, storage, koeling, kastruimte en andere vaste kosten die bij het gebruik van een fysieke server komen kijken. Bovendien betaalt men alleen wat men gebruikt en kan men simpel opschalen of het aantal gebruikers verminderen als de situatie daarom vraagt. Dat is meestal een stuk voordeliger dan wanneer men als MKB-er alle infrastructuur voor zijn eigen rekening moet nemen en een server draaiende moet houden voor maar 10 tot 20 gebruikers. De reden om Exchange via de Cloud af te nemen is nog altijd gewoon ‘The bottom line’.